Een ondernemende coöperatieve vereniging
Van & Voor MKB Accountants

Is uw accountantspraktijk al NVKS-proof?

Op 1 januari 2017 zijn de Nadere Voorschriften KwaliteitsSystemen (NVKS) in werking getreden, welke sinds 1 januari 2018 verplicht moeten worden toegepast. Hoe staat het ervoor?

Er bestond en er bestaat nog steeds veel onduidelijkheid over de Nadere Voorschriften KwaliteitsSystemen (hierna te noemen NVKS). Weliswaar is die onduidelijkheid wel verminderd, maar bij zowel de praktische invoering (implementatie) als de toepassing van de NVKS is die beslist nog niet weggenomen. Integendeel. Ik ervaar nog dagelijks hoe vooral MKB- accountantspraktijken hiermee worstelen.

De NVKS     
Het doel van de NVKS is het centraal stellen van de kwaliteit van de (accountants)opdrachten waarbij de rol van de accountant van maatschappelijk belang is. De NVKS bevatten daarvoor regels voor het inrichten van een kwaliteitssysteem in een accountantseenheid (accountantsafdeling of accountantspraktijk, in casu accountantskantoor en/of accountantsorganisatie). Tot eind 2017 hadden accountantseenheden te maken met onder meer een pallet van regelgeving om de kwaliteit van deze opdrachten te waarborgen. Dit pallet bevatte:

1. De Nadere Voorschriften Accountantskantoren assurance-opdrachten (NVAK-ass.) (uitgesloten de wettelijke
    controles);

2. De Nadere Voorschriften Accountantskantoren aan assurance verwante opdrachten (NVAK-aav);

3. De Tijdelijke NVKS;

4. De Richtlijn voor de Kwaliteitsbeheersing (RKB1).

In beginsel zou deze vereenvoudiging van de regelgeving meer helderheid moeten geven. Dat juich ik in principe toe, immers van vier naar één regelgeving. Niets is echter minder waar. De (gevaarlijke) addertjes onder het gras:

• De NVKS is moeilijk leesbaar doordat in vele artikelen van deze NVKS weer wordt verwezen naar verschillende andere artikelen van deze NVKS. Het toppunt hiervan is wel artikel 27 lid 1 en lid 2: ‘Verlicht regime kleine accountantseenheden’.

• Opmerkelijk ook dat de NVKS is gepresenteerd in een document van 14 pagina’s tekst en er, wellicht door de ‘onleesbaarheid’ zoals hierboven aangegeven, een ‘Algemene toelichting op de NVKS’ nodig bleek te zijn met een omvang van 45 (ruim 3 keer zoveel) pagina’s om het kennelijk voor de ‘gewone’ vakgenoot enigszins begrijpelijk te maken.

• Om het aantal addertjes enigszins compleet te maken wordt er ook nog vermeld dat zo’n ‘Algemene toelichting’ géén deel uitmaakt van deze vastgestelde NVKS. Deze toelichting is er uitsluitend in het kader van de toegankelijkheid voor de lezer, zo is gesteld.

Tijdelijke commissie NVKS
Hoe makkelijk kan je het onze beroepsgenoten toch maken? De NVKS worden toegankelijk gemaakt door extra 45 pagina’s proza! Maar we zijn er nog niet. Om één en ander te verduidelijken is een Tijdelijke commissie NVKS in het leven geroepen. Deze commissie heeft slechts 24 vragen beantwoord over de NVKS die leven bij de kleine accountantskantoren (bij de grotere accountantskantoren leeft het kennelijk niet) over de wijze van implementatie van deze NVKS. Deze vragen hebben zij geïnventariseerd aan de hand van de MKB-commissie, vragen uit de NBA-helpdesk en het eigen netwerk van de leden van deze Tijdelijke commissie. Dit geheel is gepresenteerd in een rapport dat op 2 november 2017 is aangeboden aan het Adviescollege voor Beroepsreglementering (ACB) en is uitgebracht op 3 november 2017. Er waren natuurlijk veel meer vragen, zeker uit de hoek van de serviceorganisaties die accountantskantoren bijstaan c.q. ondersteunen in de vaktechniek en kwaliteitsbeheersing.

Het was toch wel een teleurstellend rapport, doordat slechts een klein topje van de hele ijsberg van onduidelijkheden onder de loep was genomen. Zoals het rapport aangeeft is het rapport de basis voor een beslissing van het ACB om al dan niet te komen tot nadere guidance, primair gericht op de kleinere accountantskantoren. Tijdens de bespreking van het rapport op 2 november 2017 heeft de ACB geconcludeerd dat het goed is om deze guidance uit te brengen in de vorm van een handreiking, aldus de formulering die bij dit rapport is gevoegd.

NBA-handreiking 1140 “De NVKS in vraag en antwoord”             
Het ACB verwachtte dat de concepthandreiking in de loop van december (welk jaar?) zal worden gepubliceerd voor consultatie, aldus hun mededeling gevoegd bij dit rapport. Toen de concepthandleiding midden januari 2018 nog niet was verschenen heb ik nagevraagd wanneer nu de verschijningsdatum zou zijn en kreeg ik het onbevredigende antwoord dat dit nog niet bekend was. Ondertussen zijn de accountantseenheden wel verplicht de NVKS na te leven, immers 1 januari 2018 is al voorbij! Ik was heel benieuwd naar deze concepthandreiking en hoopte dat daarmee eigenlijk bijna alle onduidelijkheden zouden zijn opgelost door transparantie en de praktische uitwerking daarvan.

De concepthandreiking genaamd ‘NBA-handreiking 1140 “De NVKS in vraag en antwoord”  (overigens praktisch dezelfde naam als het Rapport van de Tijdelijke commissie NVKS) zag het daglicht op 9 februari 2018, inclusief nog eens een Consultatiedocument: ‘Voorstellen NVCOS en NVKS n.a.v. rapport Tijdelijke commissie NVKS’. De consultatieperioden lopen tot 30 maart 2018, resp.tot 7 april 2018, uiterlijk 09.00 uur Maar alweer, afgezien van de lange ‘levertijd’, wat een teleurstelling: het was eenvoudig een kopie van het rapport van de Tijdelijke commissie NVKS, met daarin nog de beantwoording/oplossing van een viertal kleine zaken die de Tijdelijke commissie NVKS had gemeld en die buiten haar opdracht lagen. Voor de rest waren het kleine aanvullingen/toevoegingen c.q. weglatingen die absoluut niet van belang zijn. Wel werd nog benadrukt dat veel uitleg ook van toepassing is voor grotere accountantseenheden. Overigens schept deze concepthandleiding nog wat extra verwarring ook. Artikel 27 lid 1 over ‘de aard en omvang’ van accountantseenheden worden in deze concepthandleiding bij het normale regime van de NVKS behandeld,  terwijl het artikel behoort bij het verlichte regime van de NVKS. Het artikel 27 lid 1 behoort/staat immers onder Paragraaf 7 ‘Verlicht regime kleine accountantseenheden’ (zie de NVKS). 

Al met al hebben de toelichtingen (maken geen deel uit van de NVKS), het consultatiedocument en de concepthandreiking voor consultatie over de NVKS nu precies de 100 bladzijden bereikt op 14 pagina’s tekst van de NVKS zelf en nog steeds zijn niet alle (essentiële) onduidelijkheden uit de lucht. Hieruit blijkt onmiskenbaar de onleesbaarheid van de NVKS zelf. Citaat: “Het doel van het ACB is om heldere regelgeving op te stellen die relatief eenvoudig toegankelijk en toepasbaar is”  Deze doelstelling is duidelijk niet bereikt. Positief is nogmaals dat de NVKS in de plaats is gekomen voor vier afgeschafte regelgevingen. Lang leve de consultatieperioden en de implementatie van de NVKS! 

Voldoen aan de regelgeving
Veel accountants die ik spreek willen dat er een gedoogperiode wordt toegestaan, omdat de berichtgevingen van de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) veel te laat na de  verplichte toepassing de NVKS met de nadere toelichting(en) naar buiten kwamen (9 februari 2018), wellicht met het zo gewenste doel om verduidelijking/helderheid over de NVKS te verkrijgen. Volgens mij kan zo’n gedoogperiode niet zonder meer, de regelgeving van de NVKS moet daarvoor dan weer worden gewijzigd. Trouwens, voor de implementatie van de NVKS kon men een periode van één jaar uittrekken, namelijk het gehele jaar 2017. Daar is voldoende publiciteit aan gegeven en de accountants hadden in die tijd ook ondersteuning van serviceorganisaties, waaronder ‘t AccountantHuis kunnen vragen. Gelukkig valt er met een aantal stappen het nodige te doen om de daarvoor nog  in aanmerking komende accountantseenheden alsnog snel NVKS-proof te maken.

Puntsgewijze als volgt:

1. Allereerst het 5 Stappenplan voor de implementatie NVKS uitvoeren.

Stap 1: Bepaal het regime van de NVKS waaronder uw accountantseenheid valt.

Stap 2: Voer een 0- meting op uw accountantseenheid uit, m.a.w. hoe staat het er nu voor en hoe moet het
             worden met de kwaliteitsbeheersing-/bewaking volgens de NVKS.

Stap 3: Uitwerking opzet kwaliteit.

Stap 4: Planning implementatie NVKS.

Stap 5: Evaluatie (jaarlijks verplicht).

2. Vervolgens de praktische invoering (implementatie) van de NVKS in uw accountantseenheid en daarna de toepassing van de NVKS zelf door uw accountantseenheid. De basis hiervoor is een Kwaliteitsambitie en het Kwaliteitsbeleid op te stellen, vast te leggen en derhalve te formuleren waarna daar achteraan direct de nodige Beheersingsmaatregelen moeten volgen.

Ter verduidelijking een toelichting :

·         De kwaliteitsambitie is de kwaliteit die de accountantseenheid nastreeft (verplicht minimaal wet- en
          regelgeving): Wat wil ik bereiken?

 ·         Het kwaliteitsbeleid is de kwaliteitsambitie, vertaald in meetbare doelstellingen (doelen):  Wat moet ik
           hiervoor doen?/Hoe ga ik dat bereiken?

 ·         Het stelsel van kwaliteitsbeheersing is het geheel van maatregelen en procedures, gericht op het
           realiseren van de meetbare doelstellingen (doelen) uit het kwaliteitsbeleid. Wat moet ik ook daarvoor
           doen?/Hoe ga ik ook dat bereiken?

 Let op: Het kwaliteitssysteem is het kwaliteitsbeleid en het stelsel van kwaliteitsbeheersing tezamen.

 ·         De kwaliteitswaarborging is de zekerheid dat zowel de kwaliteitsambitie als het kwaliteitssysteem
           (kwaliteitsbeleid en het stelsel van kwaliteitsbeheersing tezamen) worden uitgevoerd (toetsingen
           /controles door b.v. een bevoegd persoon of orgaan): Is alles ook uitgevoerd?

 ·         Dan nog de evaluatie als onderdeel van het kwaliteitssysteem, waarbij uiteraard de kwaliteitsambitie
           wordt betrokken: Heb ik hieraan voldaan?/Heb ik het bereikt? M.a.w.: heeft onze accountantseenheid
           (accountantspraktijk) aan de NVKS en aan de andere van toepassing zijnde wet- en regelgeving in
           genoemd jaar voldaan?

Wat ik het afgelopen jaar heb ervaren en tot nu toe nog steeds ervaar is dat veel accountants van accountantseenheden (grote) moeite hebben met het opstellen, vastleggen en derhalve  formuleren van de Kwaliteitsambitie, maar zeker die van het Kwaliteitsbeleid, het Stelsel van kwaliteitsbeheersing en de Kwaliteits(waar)borging. Daarin kan de brancheorganisatie ’t AccountantHuis eventueel effectieve ondersteuning verlenen.

3. De voor het kwaliteitssysteem (zoals reeds genoemd is dat het kwaliteitsbeleid en het stelsel van kwaliteitsbeheersing tezamen) verplichte onderwerpen van de NVKS zijn, in de onderstaande  twee opsommingen weergegeven en moeten conform de daarbij genoemde artikelen van de NVKS worden uitgevoerd door uw accountantseenheid, zowel op Organisatieniveau (Kantoorniveau) als op Opdrachtniveau (Dossierniveau).

 Kantoorniveau: vereisten aan het kwaliteitssysteem op organisatieniveau

-          Voldoende gekwalificeerde personen (art. 9, eerste lid)

-          Disciplinaire maatregelen voor schendingen (art. 9, tweede lid)

-          Klachtenregeling (art. 9, derde lid)

-          Toetsingscriteria voor opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling (art. 13)

-          Waarneming bij afwezigheid (art. 14)

-          Beroepsaansprakelijkheidsverzekering (art. 15)

 Dossierniveau: vereisten aan het kwaliteitssysteem op opdrachtniveau (art. 10 t/m 12)

-          Opdrachtacceptatie en –continuering

-          Opdrachtbeeindiging

-          Tijdsbesteding opdracht

-          Inzet middelen en personen

-          Begeleiding en beoordeling

-          Signalen van fraude

-          Documentatie

-          Adviesvragen

-          Verschil van mening

-          Accountantsverklaring

-          Afsluiting opdrachtdossier

-          Geheimhoudingsvereisten.

 Als uw accountantseenheid (o.m. accountantspraktijk) onder het “Verlicht regime kleine accountantseenheden” valt, artikel 27 lid 1 of 2 van de NVKS, zie het 5 Stappenplan punt 1, hierboven aangegeven, het bepalen van het regime, dan zijn een (groot) aantal vrijstellingen van toepassing.

Andere relevante wet- en regelgevingen
Behalve de NVKS dienen accountantseenheden (o.a. accountantspraktijken) en de daarbij betrokken accountants dit jaar ook te voldoen aan twee andere regelgevingen: de Wwft en AVG.

 In de loop van het jaar 2018 (datum nog niet bekend) wordt de nieuwe (aangepaste) Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) van kracht en per 25 mei 2018 de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).

Nog los ervan dat dit een grote druk legt op de accountantseenheden en hun accountants, communiceren deze regelgevingen niet goed met elkaar omdat ze door verschillende instanties ontwikkeld zijn en niet met elkaar zijn afgestemd.

Waarover communiceert het dan niet? Er zijn nu drie verschillende (soorten) kwaliteitssystemen die over de accountantseenheden/-praktijken worden uitgestort.  De NVKS, Wwft en de AVG geven daar ieder hun eigen invulling aan. Een voorbeeld is het uitvoeren van een kwaliteitsreview. Jaarlijks moet ingevolge de NVKS een kwaliteitsreview plaatsvinden (zie artikel 22 van de NVKS) waarna met de uitkomst van dat review de werking van het kwaliteitssysteem moet worden geëvalueerd.

Ook bij de Wwft is een audit van het kwaliteitssysteem verplicht gesteld, hetgeen een onafhankelijke toetsing moet zijn. Daarbij komt nog dat het functioneren van de compliancefunctie (bij de NVKS is dat de kwaliteitsmanager, bij de NVKS wordt niet gesproken over een compliance-officer) ook onder deze audit valt (zie artikel 2.d.4 van de Wwft). De frequentie van de kwaliteitsreview/audit verschilt met de NVKS en de AVG. De Wwft bepaalt dat de frequentie verplicht moet worden gebaseerd op het risicoprofiel van de instelling zelf. In de AVG is aangegeven dat volgens artikel 32.1.d op gezette tijden het testen van de technische en organisatorische maatregelen moet plaatsvinden, zonder dat daarbij een bepaalde frequentie wordt beschreven.

Het jaarlijkse kwaliteitsreview  van de NVKS  en de testen waarover in de AGV wordt gesproken kunnen  dan wel m.i. gecombineerd worden, maar een combinatie met de Wwft, gezien het bovenstaande, kan NIET! Ik heb dat ook ter sprake gebracht bij één van de leden van de Raad voor Toezicht NBA met  twee vragen: Hoe moeten toetsers bij de periodieke toetsingen van accountantseenheden daarmee omgaan, en is zo’n periodieke toetsing nu nog wel voldoende voor de Wwft? Ik ben erg benieuwd naar het antwoord van de Raad.

Overigens heeft  de compliancefunctie, die weliswaar moet passen bij de aard en omvang van de instelling (zijnde ook  accountantseenheden volgens de nieuwe Wwft), in de Wwft  extra aandachtspunten/dimensies, zoals de eis van onafhankelijkheid en het doen van meldingen van  ongebruikelijke transacties bij het Meldpunt Ongebruikelijke Transacties, die in de NVKS en de AVG niet voorkomen! De AVG  spreekt wel van een functionaris voor gegevensbescherming, de ‘Data Protection Officer’.  Benoeming van deze functionaris is niet verplicht, behoudens in een aantal specifiek genoemde gevallen.

Ook de vrijstellingen voor kleine kantoren zijn verschillend in de NVKS, de Wwft en de AGV. Er zijn nog meer verschillen tussen deze regelgevingen.

Het wordt een druk jaar voor accountants
Ze ontkomen er eigenlijk niet aan om voor alle drie de regelgevingen, zeker ter stimulering van een goede beroepsuitoefening, een cursus te gaan volgen. De risico’s op hoge extra kosten en/of  disciplinaire maatregelen zijn te groot om het aan het toeval over te laten. Het vertrouwen van de maatschappij (algemeen belang) in de accountant in o.a. de professionaliteit, integriteit, objectiviteit, vakbekwaamheid en zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid zijn de Fundamentele beginselen genoemd in de hieronder vermelde VGBA. Aan die beginselen dient de accountant zich zonder meer te houden; dat zijn zeker de belangrijkste  elementen voor de hierboven vermelde goede beroepsuitoefening door accountants.

Last but not least. Er zijn nog meer Nadere voorschriften voor accountants op komst: De Nadere voorschriften NOCLAR (Non-compliance with Laws and Regulations) met 4 bijlagen, de consultatieperiode loopt tot 23 maart 2018, daarbij uiteraard een toelichting die formeel GEEN onderdeel is van de NVNOCLAR met dezelfde consultatieperiode en nog 3 andere consultatiedocumenten daarop betrekkend, waarvan de consultatieperiode loopt tot 23 maart 2018 resp. 30 maart 2018. Deze NVNOCLAR zijn alleen van toepassing als het gaat om niet-naleving van de wet- en regelgeving accountancy door hun (de) eigen organisatie of cliënt. “Kort gezegd is het algemeen belang in het geding wanneer deze wet -en regelgeving niet wordt nageleefd”, aldus citaat. Het is in wezen een uitbreiding/uitwerking van de VGBA (Verordening Gedrags- en Beroepsregels Accountants). Het gaat, zoals de planning nu is, per 1 januari 2019 in;  wel in totaal 57 bladzijden, met een toelichting van 25 bladzijden die ook weer niet in verhouding staat tot de Verordening zelf van ‘slechts’ 6 bladzijden, inhoudende 20 artikelen.

Voor meer informatie over de wet- en regelgevingen kunt u terecht bij ’t AccountantHuis te Apeldoorn, telefoonnummer: 085-04 38 490;  vaktechniek@accountanthuis.nl;  www.accountanthuis.nl.

Auteur: drs. Ferenc G.J. Tieman RA/AA, expert kwaliteitsbeheersing wet- en regelgeving accountancy, is een aantal jaren maatschapslid geweest in een middelgrote accountantsmaatschap en heeft daarna lange tijd een eigen kantoor gehad. Hij heeft zich gespecialiseerd in de vaktechniek van het accountantsberoep en staat nu vakgenoten bij vanuit de brancheorganisatie ’t AccountantHuis. Tevens is hij toetser voor accountantspraktijken en geeft hij cursussen en trainingen.

 

Contactgegevens

Sleutelbloemstraat 8
7322 AG APELDOORN
Telefoon: 085 - 04 38 490
secretariaat@accountanthuis.nl

Algemene voorwaarden
Disclaimer
Privacystatement
Cookieverklaring

Sponsor

't AccountantHuis is sponsor van Natuurmonumenten